6 ขั้นตอนการจัดงานอีเว้นท์ให้ปังอย่างมืออาชีพ!

         เมื่อเราได้รับหน้าที่ในการจัดงานอีเว้นท์ สิ่งแรกที่ควรเริ่มต้นคือการระบุเป้าหมายในการจัดงานอีเว้นท์ เพื่อเป็นตัวกำหนดทิศทางในการทำงานของทีมงานและผู้มีส่วนร่วมเข้าใจดำเนินการทำงานไปในทิศทางเดียวกัน ว่า อีเวนท์จัดขึ้นเพื่อต้องการอะไร แต่ขึ้นอยู่กับอีเวนท์ในแต่ละ รูปแบบ เช่น การจัดงานเลี้ยงบริษัทประจำปี เป้าหมายคือการสร้างความรู้จักและความเข้าใจในการทำงานระหว่างแต่ละทีมในองค์กรเพื่อพัฒนาผลงานแต่ละทีมในปีต่อไป หรือ ถ้าออกงานแสดงสินค้า เป้าหมายก็คือต้องการเพิ่มยอดขายกี่เปอร์เซ็นต์ อยากได้แบรนด์ Awareness สายสัมพันธ์กับลูกค้าที่ดี หรือต้องการ Brand Experience เป็นต้น

         ในขั้นตอนนี้ถือเป็นขั้นตอนที่สำคัญที่สุดสำหรับการจัดงานอีเว้นท์ เพราะเป็นส่วนที่ทำให้การสร้างงานอีเว้นท์ที่ประสบความสำเร็จ โดยเริ่มจากการนำเป้าหมายใน การจัดงานอีเว้นท์ ที่วางไว้ในขั้นตอนแรก มาดำเนินการต่อเพื่อแจกแจงรายละเอียดส่วนต่าง ๆ ของงานเป็นส่วนย่อย ๆ และแจกจ่ายงานให้กับคนในทีมรับผิดชอบ เช่น ด้านการสื่อสาร การตลาด ความรู้ด้านการออกแบบ ศิลปะการแสดง การผลิต เป็นต้น โดยต้องออกวางแผนกิจกรรม ว่าจะสื่อสารในรูปแบบใด จึงจะเหมาะกับกลุ่มเป้าหมาย ซึ่งทั้งหมดนี้จะต้องตอบโจทย์ตามที่ตั้งเป้าหมายไว้

         หลังจากที่เราได้แผนการในงานดำเนินการจัดงานอีเว้นท์แล้วเ ส่วนต่อไปคือการจัดสรรงบประมาณในการดำเนินการเพื่อแบ่งสรรปันส่วนให้เหมาะสมตามรายละเอียดต่าง ๆ และปรับงบประมาณให้เข้ากับรายการที่เราให้ความสำคัญที่สุด โดยทั่วไป กว่า 40% ของงบประมาณในการจัดงานอีเว้นท์มักถูกใช้ไปกับค่าสถานที่และค่าอาหารเครื่องดื่ม

         เมื่อเรามีแผนงานในการจัดงานอีเว้นท์และงบประมาณแล้ว ขั้นตอนต่อไปคือการแบ่งหน้าที่ความรับผิดชอบในงานส่วนต่าง ๆ ให้ชัดเจน กำหนดระยะเวลาในการทำงาน และกำหนดวันที่ต้องส่งงานให้เรียบร้อย เพราะ การควบคุมและดูแลการผลิตการจัดงานทั้งหมด ให้ เป็นไปตามแผนงานที่วางเอาไว้อย่างละเอียด เป็นขั้นตอนการทำให้กิจกรรมเกิดขึ้นจริง โดยเฉพาะอีเวนท์ที่มีผู้เข้าร่วมงานเป็นจำนวนมาก สถานที่การบริหารจัดการงานอีเวนท์จะมีความ ยุ่งยากและซับซ้อนมากขึ้น เพราะจะมีหน่วยงานต่าง ๆ เข้ามามีส่วนเกี่ยวข้องกับการบริหารมากขึ้น และต้องมีการประชุมทีมงานเพื่อให้ทุกฝ่ายมีความเข้าใจตรงกันและเตรียม ความพร้อมให้ดี ที่สุด เพื่อลดปัญหาหน้างานที่อาจจะเกิดจากสิ่งที่ไม่คาดการณ์ได้

         ก่อนเริ่มงานอีเว้นท์ 1 วันหรือภายในวันงานจะมีการจัดวางอุปกรณ์ในส่วนต่าง ๆ (set up) ซึ่งในส่วนนี้ผู้ที่รับผิดชอบดูแลควรตรวจสอบรายละเอียดให้ตรงตามที่ตกลงไว้รวมถึงตรวจความปลอยภัยของผู้ร่วมงาน เมื่อเริ่มงานอีเว้นท์ผู้รับผิดชอบแต่ละฝ่ายจะรับผิดชอบหน้าที่ในการดำเนินงานตามแผนที่วางไว้ แต่จำเป็นต้องมีอย่างน้อย 1 ทีมในการประสานงานและแก้ไขสถานะการณ์ในกรณีเกิดเหตุการณ์ไม่คาดคิดขึ้นโดยอาจจะเป็นเรื่องเล็กน้อยหรือเรื่องใหญ่ก็ตาม เพื่อดำเนินงานไปได้อย่างลุล่วง หลังจากเสร็จสิ้นงานอีเว้นท์ก็ถึงเวลาในการรื้อถอน (dismantle/tear down) ผู้ที่รับผิดชอบงานในส่วนต่าง ๆ ประสานงานให้ผู้ให้บริการรื้นถอนเสร็จสิ้นและดำเนินการคืนพื้นที่ให้กับสถานที่ในสภาพเดิมให้เรียบร้อย

         ขั้นตอนสุดท้ายของการจัดงานอีเว้นท์ ที่ผู้จัดงานส่วนใหญ่มักจะละเลย ลืมให้ความสำคัญ ซึ่งก็คือการประเมินผลงาน หรือหมายถึง การติดตาม และประเมินในทุกขั้นตอน เพื่อนำผลที่ได้จากผู้ที่เกี่ยวข้องทุกส่วนไม่ว่าจะเป็นผู้รับผิดชอบประสานงานภายในทีม สถานที่และผู้ให้บริการอีเว้นท์มาเป็น ข้อมูลในการวัดผลสำเร็จของกิจกรรมและเพื่อนำไปปรับใช้ในการจัดกิจกรรมพิเศษครั้งต่อไป และยังวัดได้อีก ว่าสิ่งที่ทำมาตรงกับวัตถุประสงค์ที่ตั้งไว้หรือไม่ มากน้อยเพียงใด ซึ่งการประเมินผลนี้ควรให้ข้อเสนอแนะหรือแสดงความคิดเห็นที่ตรงไปตรงมาเพื่อนำไปปรับปรุงและพัฒนาการดำเนินงาน การให้บริการและการทำงานในครั้งต่อไปที่ดียิ่งขึ้น